10 Faktor Yang Menyebabkan Email Delay Dalam Mengirim Email
Pada saat mengirim CV ke email perusahaan sering terjadi ada balesan dari Mail Delivery Subsystem dan isi pesanya yaitu Delivery Status Notification (Delay) Pengiriman tidak tuntas ada masalah. Biasanya disertai gambar mobil ban depan kempes.
Apabila terjadi kondisi seperti itu jangan panik, itu hal yang normal karena ada bererapa kendala, biasanya yang tadinya delay akan terikirm dengan sendirinya tanpa kita melakukaan perbaikan apapun. Tetapi kadang memang tidak terkirim dengan alasan kotak penerima penuh dan yang lainya. Tetapi kalau ingin mencoba belajar kenapa email bisa delay dan cara memperbaikinya silahkan baca sampai akhir.
Ada beberapa alasan mengapa bisa terjadi penundaan (delay) dalam pengiriman email. Beberapa faktor yang mungkin menyebabkan ini termasuk:
1. Antrian Server Email: Email yang Anda kirim biasanya melewati berbagai server sebelum mencapai tujuannya. Jika server email sedang sibuk atau mengalami masalah teknis, ini dapat menyebabkan penundaan dalam pengiriman.
2. Filter Spam dan Keamanan: Banyak penyedia layanan email memiliki filter spam dan sistem keamanan yang memeriksa setiap email yang masuk. Jika email Anda terdeteksi sebagai spam atau memiliki lampiran yang mencurigakan, email tersebut mungkin akan mengalami penundaan selama pemeriksaan tambahan.
3. Jaringan dan Koneksi Internet: Masalah dengan koneksi internet atau jaringan di pihak pengirim atau penerima bisa mempengaruhi pengiriman dan penerimaan email.
4. Ukuran Lampiran: Jika email Anda memiliki lampiran besar, ini dapat memperlambat waktu yang diperlukan untuk mengunggah dan mengunduh lampiran.
5. Waktu Server: Beberapa server email mungkin memiliki pengaturan waktu yang tidak sinkron dengan waktu yang sebenarnya. Ini dapat menyebabkan email tampak seperti dikirim dengan penundaan walaupun sebenarnya tidak.
6. Overload Server: Pada waktu-waktu tertentu, seperti liburan atau saat ada promosi besar-besaran, server email penyedia layanan tertentu bisa saja mengalami kelebihan beban pengiriman, menyebabkan penundaan.
7. Perbedaan Zona Waktu: Jika penerima email berada di zona waktu yang berbeda, maka ada perbedaan waktu antara saat Anda mengirim email dan saat mereka membukanya.
8. Kesalahan pada Email Server: Ada kemungkinan terjadinya kesalahan teknis pada server pengirim, server penerima, atau server di antara keduanya yang dapat mengakibatkan penundaan.
9. Tujuan Email: Jika Anda mengirim email ke banyak orang atau dalam jumlah besar (seperti dalam kampanye email), ada batasan seberapa banyak email yang dapat dikirim dalam satu waktu oleh server.
10. Pengaturan Prioritas Pengiriman: Beberapa penyedia layanan email memungkinkan pengirim untuk mengatur prioritas pengiriman. Jika email Anda memiliki prioritas rendah, itu mungkin akan mengalami penundaan dibandingkan dengan email yang memiliki prioritas tinggi.
Jika Anda mengalami masalah berulang terkait penundaan dalam pengiriman email, penting untuk menghubungi penyedia layanan email Anda atau administrator sistem untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai penyebab dan solusinya.
Untuk mengurangi atau menghindari penundaan dalam pengiriman email, Anda dapat mengambil beberapa langkah berikut:
1. Pastikan Koneksi Internet Stabil: Pastikan koneksi internet Anda stabil dan cepat. Koneksi yang lemah atau terputus dapat menyebabkan email menjadi tertunda.
2. Gunakan Penyedia Layanan Email Terpercaya: Pilih penyedia layanan email yang memiliki reputasi baik dan memiliki infrastruktur yang handal untuk menghindari masalah pengiriman.
3. Periksa Lampiran: Jika email Anda memiliki lampiran, pastikan ukurannya tidak terlalu besar. Lampiran yang besar dapat memperlambat waktu pengiriman.
4. Perhatikan Waktu Pengiriman: Coba kirim email pada waktu yang tidak biasanya ramai atau sibuk, seperti di luar jam sibuk atau hari libur, untuk menghindari antrian server yang padat.
5. Hindari Pengiriman Massal Berlebihan: Jika Anda mengirim email massal kepada banyak orang, jangan mengirim semuanya dalam waktu yang sama. Bagi pengiriman menjadi kelompok kecil untuk menghindari overload server.
6. Gunakan Prioritas Pengiriman: Beberapa layanan email memungkinkan Anda untuk mengatur prioritas pengiriman. Jika email Anda penting, atur prioritas pengiriman yang lebih tinggi.
7. Periksa Filter Spam dan Keamanan: Pastikan email Anda tidak terdeteksi sebagai spam atau memiliki elemen yang mencurigakan oleh filter keamanan. Gunakan judul dan isi email yang relevan dan jelas.
8. Periksa Pengaturan Zona Waktu: Pastikan Anda menyadari perbedaan zona waktu dengan penerima email. Ini akan membantu Anda dalam merencanakan waktu pengiriman yang sesuai.
9. Lakukan Uji Pengiriman: Sebelum mengirim email penting, lakukan uji coba terhadap beberapa alamat email yang berbeda untuk memastikan bahwa email tersebut diterima tanpa penundaan yang signifikan.
10. Kontak Dukungan Layanan Email: Jika Anda mengalami masalah berulang terkait penundaan, hubungi dukungan teknis penyedia layanan email Anda untuk mendapatkan panduan lebih lanjut.
11. Gunakan Layanan Pengiriman Email Profesional: Jika Anda memiliki kebutuhan pengiriman email massal yang kritis, Anda bisa mempertimbangkan untuk menggunakan layanan pengiriman email profesional yang dioptimalkan untuk mengatasi masalah seperti penundaan.
Ingatlah bahwa beberapa faktor di luar kendali Anda mungkin masih dapat mempengaruhi waktu pengiriman email, terutama ketika email sudah berada di bawah pengawasan sistem yang lebih besar.